Informatiesysteem
Bouwkabouters BV heeft gekozen om met een ERP-systeem te gaan werken. Het ERP-systeem bestaat uit een centrale database waarop alle middelen van de gehele onderneming op elkaar afgestemd worden. Dit noem je ook wel een geïntegreerd systeem. Het heeft als voordeel dat alle werkzaamheden minder tijd kosten omdat alles efficiënter verloopt. Dit komt doordat alle processen dus aan elkaar gekoppeld zijn en dit niet apart door werknemers in alle verschillende systemen ingevoerd hoeft te worden. Doordat het minder tijd kost, kost het ook minder geld. Een ander voordeel is dat er minder fouten worden gemaakt.
Er zijn verschillende ERP-systemen waaruit gekozen kan worden. Bouwkabouters BV heeft SAP Business One, Exact en Microsoft Dynamics NAV in overweging genomen en is tot het besluit gekomen om Microsoft Dynamics NAV te gaan gebruiken. Hiervoor is gekozen omdat het een goedkoop systeem is om aan te schaffen in vergelijking met bijvoorbeeld SAP. Ook sluit Microsoft Dynamics NAV aan op de Microsoft Office pakketten. Dit heeft als voordeel dat werknemers snel aan de slag kunnen met Microsoft Dynamics NAV omdat het een vergelijkbaar programma is. Doordat het een vergelijkbaar programma is, hoeft er weinig geïnvesteerd te worden in trainingskosten. Het is dus een programma wat gebruiksvriendelijk is en waar weinig kosten aan verbonden zijn. Dit sluit goed aan op onze strategie, namelijk costleadership.
Kwaliteit
Bij Bouwkabouters BV wordt er een kwaliteitsmanager aangesteld omdat het bedrijf snel gaat groeien. De kwaliteitsmanager zal dan ook verantwoordelijk zijn. Samen met de medewerkers gaat hij proberen de kwaliteit van onze service te verbeteren.
Wanneer er een probleem is zal er eerst een plan gemaakt worden, hierna wordt de verbetering uitgevoerd en vervolgens wordt er gecontroleerd of dit geholpen heeft.
Wij maken de badkamers niet zelf dus daarom zullen wij niet veel research en development verrichten wat betreft de badkamers. Wel zullen wij op de kwaliteit letten bij het inkopen van de badkamers en de onderdelen daarvan. De inkoper moet veel verstand hebben van de badkamers. De inkoper heeft namelijk als taak de beste badkamers te selecteren tegen de laagste prijs. Bij ontvangst van de badkamers en de onderdelen ervan zullen deze gecontroleerd worden, er wordt hierbij gekeken of er niks stuk is en of er niks mist. Hierna wordt de badkamer geplaatst door twee medewerkers (afhankelijk van de grootte). Na het plaatsen van de badkamer wordt nog een keer gecontroleerd of alles goed is aangesloten en of alles goed werkt.
Bouwkabouters BV is sinds 1996 ISO gecertificeerd. Ook is de afdeling service VCA gecertificeerd sinds 2005, de installateurs beschikken dus altijd over de juiste papieren. Klanttevredenheid is erg belangrijk bij Bouwkabouters BV.
Beveiliging
De informatiesystemen van Bouwkabouters BV moeten natuurlijk ook goed beveiligd worden tegen misbruik en calamiteiten.
Allereerst gaan we in op de beveiliging tegen misbruik. Bij Bouwkabouters BV moet je op de computers inloggen met persoonsgebonden inloggegevens en een wachtwoord dat alleen de medewerker weet. Aan deze inloggegevens zijn bepaalde rechten gelinkt. Dit is weergegeven per functie in een autorisatietabel. Wanneer er langer dan 10 minuten niks op de computer gedaan wordt zal het scherm op standby springen waarna de medewerker weer opnieuw moet inloggen om toegang te krijgen.
Om diefstal van de benodigdheden voor de keukens tegen te gaan is er een vingerafdrukscanner geïnstalleerd bij de deur van het magazijn. Zo kunnen andere mensen dan de medewerkers zelf niet in het magazijn komen.
Ten tweede gaan we in op de beveiliging tegen calamiteiten als brand of overstromingen. Er wordt op alle computers gebruik gemaakt van het antivirus programma AVG. Zo komen er minder makkelijk virussen op de computers. Ook wordt er gebruik gemaakt van back-ups. Aan het einde van iedere dag maakt de leidinggevende die op dat moment aanwezig is een back-up van het systeem en zet deze in een cloud. Wanneer er dan brand is en de computers verwoest zijn, zijn de gegevens nog te zien wanneer er ingelogd wordt op de cloud.
Informatiepiramide
De informatiepiramide is een model waarin wordt aangegeven voor welke doeleinden informatie binnen een organisatie wordt verzameld en gebruikt. Een informatiepiramide bestaat drie niveaus, namelijk: strategisch, tactisch en operationeel niveau.
De strategische informatie is voornamelijk van belang voor de topleiding. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het sturen van de organisatie. Bij Bouwkabouters BV wordt er gekeken naar de costleadership strategie en de langetermijndoelstellingen. Op dit niveau worden met name de prijzen van de concurrenten goed in de gaten gehouden.
Tactische informatie is vooral gericht op het beheersen van de organisatie. Hier wordt de strategie vertaald naar doelstellingen (met name budgetten). Op dit niveau wordt beslist hoeveel kosten er gemaakt mogen worden per klus per afdeling.
Operationele informatie is alle informatie die nodig is om de organisatie dagelijks te doen functioneren. Er wordt onder andere gekeken welke badkamer besteld moet worden. Ook is er een schema beschikbaar met het aantal klussen erop. Ook de roosters van de werknemers horen in dit rijtje thuis.
Iedere medewerker binnen een organisatie heeft dus bepaalde informatie nodig om goed te kunnen functioneren. De informatie van de medewerkers moet ook betrouwbaar zijn. Betrouwbaarheid bestaat uit drie onderdelen, namelijk: juistheid, volledigheid en tijdigheid.
Juistheid houdt in dat wat er staat goed moet zijn. Bij volledigheid gaat het om de vraag of alles wat er moet staan er ook daadwerkelijk staat. Ook moet de informatie tijdig verstrekt worden, wanneer dit niet gebeurt heeft de gebruiker van de informatie er niks aan.
Maak jouw eigen website met JouwWeb