Opslag van gegevens

Klanten

Alle gegevens van een klant moeten worden opgeslagen. Deze gegevens worden ook wel de NAW-gegevens genoemd wat bestaat uit de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer en het email-adres. Wanneer al deze gegevens zijn opgeslagen, wordt er een klantnummer aan gelinkt. Wanneer er nu gegevens nodig zijn van een klant hoeft er alleen maar op het nummer gezocht te worden en alles komt dan naar voren. Er is sprake van zowel een Business to Business-markt als een Business to Consumer-markt. Dit betekent dat wij onze producten aan zowel klanten als andere winkels verkopen. Van beide soorten klanten is het van belang dat al deze gegevens worden opgeslagen. Ook is het belangrijk dat bij elke klant aangegeven wordt wat voor soort klant het is gerelateerd aan de omzet. Bij elke verkoop wordt het crediteurenbedrag, wanneer er niet gelijk contant betaald wordt, verhoogd in het ERP-systeem. Wanneer een bestaande klant een order wil plaatsen maar nog een groot openstaand bedrag heeft staan bij ons, dan moet er eerst goedkeuring gevraagd worden bij de manager.

 

Leveranciers

Ook bij de leverancier moeten alle gegevens zoals naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer, en email-adres zijn vastgelegd met de daarbij behorende gegevens van de contactpersoon. Hier wordt een leveranciersnummer aan gelinkt zodat het gemakkelijker is om een leverancier op te zoeken in het systeem.

Omdat wij de kwaliteit van onze producten zeer belangrijk vinden, moet bij elke leverancier aangegeven worden in het bestand over welke certificaten zij beschikken. Omdat we meerdere leveranciers hebben, moeten bij elke leverancier zijn vastgelegd wat voor assortiment zij kunnen leveren.

 

Personeel

Omdat er 24 werknemers in dienst zijn bij ons, moeten hier ook een aantal zaken van worden vastgelegd. Van iedere werknemer moeten de NAW-gegevens, de functie en de hoeveelheid gewerkte uren bekend zijn. Elke werknemer krijgt een unieke personeelscode waarbij een wachtwoord moet worden aangemaakt. Alle gegevens van de werknemer worden aan deze code gekoppeld. Ook alle bevoegdheden van de werknemer zijn hierop geregistreerd. Zo kan de werknemer nooit iets doen wat niet binnen zijn bevoegdheid valt omdat het systeem dan blokkeert doordat hij met zijn unieke code is ingelogd. 

 

Voorraad

Het is zeer belangrijk dat het voorraadniveau goed wordt weergegeven. Wanneer dit niet up-to-date is kunnen er nee-verkopen ontstaan of te hoge kosten voor het opslaan van de goederen in het magazijn. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen, is er dus gebruik gemaakt van het ERP-systeem Micorsoft Dynamics NAV. Hier is ook de voorraad aan gekoppeld. Bij elke inkoop en verkoop die geregistreerd wordt, wordt ook de voorraad automatisch veranderd. Zo is er in de voorraad voor elk soort product een minimumvoorraad ingesteld waarbij een signaal wordt gestuurd naar afdeling Inkoop om deze producten weer in te kopen. Dit voorkomt veel kosten omdat alles automatisch gaat er tot aan de Inkoop geen mensenhanden aan te pas komen. 

   

 

 

Query´s

Query is de Engelse vertaling van het woord ‘’vraagstelling’’. Het is een informatievraag aan de database om bepaalde geselecteerde gegevens op te vragen. Deze informatie wordt bijvoorbeeld door het management gebruikt om beslissingen te maken, bij te sturen en doelstellingen te bereiken. De categorieën die bij Bouwkabouters B.V. gebruikt worden zijn:  Inkoop materiaal, verkoop, klanten, financieel en beoordelingen

 

Inkoop materiaal

  • Wat is de voorraad materialen op het moment?
  • Welke leverancier gebruiken we het vaakst?
  • Welke leveranciers leveren altijd op tijd? Welke niet?
  • Wat zijn de ontwikkelingen van de inkoopprijzen?
  • Welk materiaal is het meest gebruikt in het afgelopen jaar?
  • Welk materiaal is het minst gebruikt in het afgelopen jaar?

 

Verkoop

  • In welke regio worden de duurste badkamers verkocht?
  • Welke artikelen/badkamers/kranen worden het meest verkocht?
  • Welke verkoper verkoopt de meeste badkamers?

 

Klanten

  • Hoeveel klanten hebben we momenteel?
  • Hoeveel klanten zijn er in het afgelopen jaar bij gekomen?
  • Wat is het gemiddelde aantal klanten per jaar?
  • Uit welke regio komen de meeste klanten?
  • Hoeveel bezigheden hebben we op het moment?
  • Welke klanten hebben badkamer X gekocht?
  • Welke badkamer heeft klant Y gekocht?

 

Financieel

  • Hoeveel % van de klanten overschrijdt de betalingstermijn?
  • Welke klanten hebben op dit moment de betalingstermijn overschreden?
  • Worden onze crediteuren op tijd betaald?
  • Hoeveel zijn de inkomsten?
  • Hoeveel zijn de uitgaven?
  • Hoeveel zijn de inkoopkosten?
  • Hoeveel zijn de personeelskosten?
  • Wat is de groei van de winst? 
  • Hoeveel omzet wordt er gehaald per regio?
  • Hoeveel omzet wordt er gehaald per verkoper?

 

Beoordelingen

  • Wat is de gemiddelde klantbeoordeling?
  • Over welke badkamer komen de meeste klachten binnen?
  • Wat is de gemiddelde werknemerstevredenheid?

 

 

 

Big data en marketing intelligence

Big data is niets anders dan de grote hoeveelheid gegevens waar een bedrijf tegenwoordig over beschikt. Marketing intelligence is het proces waarbij al die klant- , markt- en bedrijfsgegevens  worden vertaald naar marketing- en verkoopactiviteiten.

Alle data die Bouwkabouters verkrijgt wordt opgeslagen in het ERP-systeem van de onderneming. Dit systeem verwerkt alle gegevens. Door middel van query’s kunnen de relevante gegevens er uit worden gehaald. Deze relevante gegevens worden weergegeven in een overzichtelijk dashboard (visionplanner).  Doordat de informatie overzichtelijk is kan het bestuur goede beslissingen vormen.  

De bouwkabouters wil de informatie vooral gebruiken om op de behoeftes van de klant in te spelen. Wij willen dus onderzoeken in welk type badkamer de klant vooral geïnteresseerd is, en daar met onze activiteiten op inspelen. Daarvoor kunnen we een combinatie van de volgende data gebruiken:

- De data van onze orders, waarin we kunnen zien welke badkamers/producten het meest verkocht zijn.  

- Google Trends: hiermee kun je snel achterhalen waar mensen naar op zoek zijn. Bovendien is het gebruik ervan gratis, dit past goed bij onze lage kosten strategie. Tegenwoordig blijken de mensen vooral naar kleine en naar beton-look badkamers te zoeken. Hierop kunnen we inspelen door onze marketing en verkoopactiviteiten vooral op kleine en beton-look badkamers te richten.

Naast het inspelen op de behoeftes van de klant wordt de data ook geanalyseerd om te kijken of ons streven naar lage kosten behaald wordt. 

 

Wanneer de klus bij de klant is afgerond zal hij na enkele dagen een mail krijgen om een kort tevredenheidsonderzoek in te vullen. Het tevredenheidsonderzoek zal bestaan uit een aantal vragen waar een cijfer kan worden gegeven, verder is er ook ruimte om specifieke verbeterpunten aan te geven. Deze gegevens worden gebruikt om ons zelf te verbeteren.  

 

E-commerce en E-business

De termen e-commerce en e-business worden vaak door elkaar gebruikt. Daarom even een korte uitleg wat de termen nou precies inhouden.

E-commerce is het zakendoen met behulp van internet. Er is echter pas sprake van e-commerce als er ook daadwerkelijk een transactie via internet plaatsvindt.  Er zijn verschillende vormen van e-commerce: Bouwkabouters doet business to business (B2B) en business to consumer (B2C).

E-business is een stukje breder dan e-commerce. E-business is het geheel van zakelijke handelingen die op elektronische wijze worden uitgevoerd ter verbetering van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en de distributieketen. E-business omvat dus zowel het kopen en verkopen van producten en diensten(E-commerce) maar ook zakelijke handelingen zoals de serviceverlening naar klanten.

Bouwkabouters maakt ook gebruik van E-business. Om hier concrete invulling aan te geven gaan we steeds meer klanten binnenhalen via internet. Daarvoor is ten eerste een goed werkende site nodig waar alle informatie opstaat. De site moet makkelijk vindbaar zijn op Google zodat mensen die via Google een bouwbedrijf zoeken als eerste bij ons uitkomen. Ook is het bedrijf actief op facebook. Social media is een ideale manier om gratis te adverteren en er kunnen veel mensen mee bereikt worden. De website en facebookpagina zullen professioneel en goed overzichtelijk zijn ingericht zodat alle informatie die een klant nodig heeft snel en goed te vinden is. 

Als een klant besloten heeft om een klus bij ons te laten uitvoeren, dan zijn er twee opties; als hij persoonlijk met ons wil overleggen kan hij een afspraak maken, anders kan hij via een app een complete offerte aanvragen voor een klus. Dit scheelt voor ons (denkend aan onze lage kostenstrategie) een hele hoop tijd en geld!  Als de klus wordt uitgevoerd zal de klant 2 uur van te voren een melding krijgen wanneer de klusser bij de klant is. De betaling kan worden gedaan  middels iDeal. Van te voren een aanbetaling van 15% en als de klus klaar is de rest van het bedrag.

Na afronding van de klus kan de klant een review plaatsen op de site of facebookpagina. We zullen zelf de klant en mail sturen waarin we vragen om een beoordelingsformulier in te vullen. Omdat service erg belangrijk is wordt er op elke vraag of klacht sowieso binnen 24 uur gereageerd. Tijdens de openingstijden zal dit vaak al binnen 10 minuten zijn.  Alle klachten worden opgenomen in het ERP-systeem en we proberen vanzelfsprekend alle klachten te verhelpen.  Wij zijn natuurlijk ook telefonisch bereikbaar, wij streven ernaar om elk telefoontje aan te nemen en hierbij iedereen te helpen met klachten, opmerkingen of vragen.

Een groot gedeelde van de communicatie tussen Bouwkabouters en de klant zal dus via het internet gaan. De voordelen hiervan zijn onder andere lagere transactiekosten per klant, klanten kunnen 24 uur per dag op onze website of facebook pagina alle benodigde informatie over ons bedrijf  bekijken en zijn ook beter geïnformeerd dan voorheen, en daarnaast is de tijd die ermee bespaard wordt ook niet onbelangrijk.

Maak jouw eigen website met JouwWeb